Comment réduire les coûts en entreprise?

Vous êtes à la tête d'une PME. En tant que dirigeant, vous vous devez d'assurer la pérennité de votre société. Cela nécessite de contrôler et même souvent réduire les coûts de fonctionnement. Cette partie n'est vraiment pas évidente à gérer au quotidien car c'est une source de tensions dans l'organisation. Cet article vous donne des idées pratiques pour atteindre vos objectifs en matière de réduction des frais de fonctionnement.

Les achats

Le poste achats est souvent une source inépuisable d'économies. Pour que vos produits soient rentables, vos achats doivent être raisonnés et optimisés. Chaque dépense impacte directement votre trésorerie et votre capacité future d'investissement. C'est tout votre modèle économique qui dépend de la bonne gestion du sourcing.

Les notes de frais

Les frais de déplacement sont l'un des premiers budgets dans lequel un chef d'entreprise taille lorsqu'il faut engager une réduction des coûts de façon rapide. Tous les voyages ne sont pas toujours indispensables. En annulant certains déplacements, l'entreprise obtient une rationalisation de ses dépenses et une meilleure maitrise de ses coûts.

La gestion de la paie

La préparation de la paie est un vrai casse tête. Cela demande de plus en plus d'expertise en raison d'une législation très complexe et changeante. L'externalisation de la paie permet de remplacer le salaire d'un gestionnaire de paie par des honoraires. Pour les PME, ce système est très intéressant d'un point de vue économique.

Le recrutement

Le recrutement est un autre poste de dépenses que l'on peut facilement outsourcer en s'appuyant sur des conseils opérationnels extérieurs. Le cabinet de recrutement se chargera de trouver vos futurs talents dans le cadre de missions bien définies. Grâce à leur vaste réseau, vous disposerez d'un éventail très étendu de candidats.

L'informatique

De très nombreuses activités liées à l'informatique peuvent être externalisées : gestion du parc informatique, support aux utilisateurs, gestion des serveurs dans le cloud ou encore de la téléphonie. Les prestataires sont très nombreux sur le marché à proposer ce type de services. Externaliser sa DSI pour réduire ses coûts est un choix stratégique qu'il convient d'évaluer de façon précise et pragmatique.

Le juridique

Le conseil juridique auprès des entreprises couvre un large panel depuis les conflits avec les salariés jusqu'à la propriété intellectuelle en passant par le droit international pour les contrats d'affaires. Un cabinet d'avocats est en général indispensable pour apporter ce support régulier au chef d'entreprise.

Le personnel intérimaire

Certaines entreprises font face à des pics saisonniers ou occasionnels dans leur activité. Du coup, elles n'ont pas besoin d'avoir la même quantité de personnel pour assurer la production. Le recours à du personnel intérimaire ou des contrats à durée déterminée permet d'absorber ce surcroît d'activité tout en préservant le niveau de la masse salariale à long terme.

La communication

Toutes les entreprises ne disposent pas d'un service communication. En effet, cela ne fait pas toujours du sens de dédier des employés au seul effort de communication dans une PME. Dans ce cas, on peut faire appel à une agence de communication pour développer l'image de marque de la société et attirer de nouveaux clients.

Mener un travail d'audit

La réduction des coûts en entreprise passe par un travail d'audit très rigoureux pour identifier tous les postes de dépenses. Ensuite, il convient de voir s'il est possible de les optimiser en mettant en concurrence les fournisseurs, en faisant appel à des sous-traitants ou encore en abandonnant certains produits ou services dont la rentabilité n'est plus assurée.

Il faut mener une analyse des données d'un point de vue comptable mais aussi sous l'angle opérationnel. Certaines dépenses qui n'ont aucun sens d'un point de vue économique peuvent se justifier sur le plan opérationnel pour des raisons de qualité. Les employés doivent être mis à contribution car leur avis est souvent précieux dans ce travail d'optimisation.

Prendre des mesures

La réduction des coûts est souvent douloureuse. Chaque coût que l'on cherche à réduire va avoir un impact sur une habitude de travail ou un processus. Les employés concernés vont devoir s'adapter. Et on le sait bien, beaucoup d'employés n'aiment pas le changement car l'inconnu est une source d'angoisse. Il convient donc d'entreprendre un large effort de communication pour bien expliquer l'objectif poursuivi mais aussi les tenants et les aboutissants.

Pourquoi réduire ses coûts?

La réduction des frais de fonctionnement est souvent mal perçue. Comment faire aussi bien en dépensant moins d'argent. Les employés ne perçoivent pas toujours la nécessité de cette compression des coûts sur le court terme. Mais à moyen et long terme, l'entreprise a besoin d'optimiser son passif pour pouvoir continuer d'investir et rester compétitive sur un marché mondial toujours plus concurrentiel.

Faire des économies n'est pas toujours aisé. On pense bien faire en coupant dans une dépense mais cela entraine parfois des effets inattendus avec d'autres coûts que l'on n'avait pas anticipés. C'est donc un équilibre à trouver qui nécessite une remise en question assez régulière des choix entrepris.

Ne perdez pas de vue que c'est bien de réduire les coûts mais il faut aussi que vos clients règlent leurs dettes. C'est souvent une solution rapide pour améliorer la trésorerie de l'entreprise. Cela peut se faire grâce aux services d'une société de recouvrement.

Faire réaliser ce travail par un tiers

Certaines sociétés sont spécialisées dans la réduction des coûts. Il s'agit d'un travail ingrat. Aussi, en le confiant à un spécialiste du cost killing, vous éviterez de tomber dans une situation où des décisions ne sont pas prises pour de mauvaises raisons : amitiés internes à préserver, conflit d'intérêt, etc...

Blog sur la vie quotidienne

Florence

Mère de famille accomplie le soir, Florence est conseillère financière le jour. Ceci lui permet d'offrir des conseils pratiques sur tout ce qui touche aux domaines de la finance, de l'épargne, du patrimoine et de la retraite mais aussi de l'enfance et des loisirs.