Pourquoi externaliser la gestion de la paie?

Vous travaillez au sein du service RH ou comptable d'une entreprise. Vous vous occupez chaque mois de la préparation de la paie. Votre direction vous a donné pour objectif de réduire les coûts de fonctionnement de l'entreprise. Vous êtes donc en train d'évaluer la pertinence d'un projet d'outsourcing de la paie.

Pour quelles raisons se lancer dans l'externalisation de la paie?

La préparation des bulletins de paie nécessite beaucoup de temps et d'expertise. Les gestionnaires de paie sont des professionnels spécialisés dans le traitement de la paie. Chaque mois, ils consolident les éléments variables de paie au sein d'un logiciel de paie. Ensuite, en fonction du paramétrage établi, le logiciel génère les bulletins de salaire. Il ne reste alors plus qu'à les contrôler et les envoyer aux employés sans oublier évidemment de virer les paiements pour les salaires.

En dessous de 50 salariés, le gestionnaire de paie ne sera pas forcément occupé à 100% de son temps par la paie. S'il est polyvalent et qu'il peut également faire de la comptabilité ou s'occuper des ressources humaines, c'est idéal. Mais ce n'est pas toujours le cas. Dans cette situation, le recours à un cabinet externe pour gérer la paie va vous permettre d'optimiser vos coûts tout en bénéficiant d'une expertise de pointe. Ce sont là les avantages de la paie externalisée au sein d'une entreprise : baisse de coûts et service spécialisé.

Pourquoi une expertise particulière est nécessaire?

La gestion de la paie tourne principalement autour de la préparation du bulletin de paie mais cela couvre également d'autres tâches liées à la gestion administrative du personnel. Il faut par exemple réaliser régulièrement les déclarations sociales qui suivent un formalisme bien particulier.

De plus, chaque entreprise est associée à une convention collective ce qui génère des obligations particulières notamment sur les règles liées aux congés, aux absences ou encore aux primes. Le service paie se doit de bien maitriser ces aspects. Pour les PME, un service externe permet d'apporter un support spécialisé de la part d'une équipe dédiée.

Il y a enfin tous les aspects liés au temps de travail et aux heures supplémentaires qui génèrent des lignes supplémentaires sur la feuille de paie.

La complexe gestion des charges sociales

En France, le cadre législatif évolue très souvent. Certains diront même trop souvent! C'est une réalité, l'Etat excelle dans sa capacité à créer de nouvelles lois avec à chaque fois des taxes supplémentaires pour les sociétés. Tout cela se retrouve sur la fiche de paie avec des lignes complémentaires pour les charges sociales salariales et patronales.

Les cotisations sociales collectées par l'URSSAF sont d'une telle complexité qu'un conseil extérieur est d'un grand secours pour faire une veille juridique et proposer les ajustements nécessaires en temps et en heures afin d'éviter un redressement.

Une économie sans impact sur la qualité

Externaliser la paie permet d'industrialiser le processus et ainsi de bénéficier de tarifs attractifs. D'un cabinet à l'autre, le prix par fiche de paie va varier de 10 à 30 €. Ce prix dépend évidemment du nombre de bulletins à générer chaque mois mais aussi des services compris.

Le risque d'erreur est toujours possible mais il sera plus limité avec un cabinet externe car il a une maitrise parfaite du processus. C'est son cœur de métier et il s'y consacre en permanence. C'est l'avantage de la spécialisation.

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Florence

Mère de famille accomplie le soir, Florence est conseillère financière le jour. Ceci lui permet d'offrir des conseils pratiques sur tout ce qui touche aux domaines de la finance, de l'épargne, du patrimoine et de la retraite mais aussi de l'enfance et des loisirs.