La réduction des coûts informatiques dans l'entreprise
Dans cet article, je vais passer rapidement en revue certains des domaines les plus importants que vous aurez à traiter lorsque vous chercherez comment réduire les coûts informatiques dans votre entreprise. Il est clair que les entreprises dépensent chaque année des sommes considérables en frais informatiques, et je vais vous donner quelques conseils très utiles sur la façon de réduire ces coûts. Étant donné le type d'investissement qui a été placé dans l'informatique ces derniers temps, il n'est pas étonnant qu'il y ait tant d'options pour réduire ce poste de coûts dans l'entreprise.
Que vous travailliez dans une PME ou une multinationale, le coût du système d'information représente un coût récurrent très important sur lequel les postes d'économies ne manquent pas.
La sécurité
La sécurité des données, des ordinateurs et du réseau sont un enjeu crucial pour l'entreprise. La DSI est responsable d'assurer la sécurité informatique. Pour cela, elle doit disposer de ressources compétences et mettre en oeuvre des processus pour fiabiliser et sécuriser l'accès à l'information. Cela nécessite des investissements énormes tant la menace est croissante et importante.
Une solution pour réduire ce poste budgétaire est de passer par un service d'infogérance qui va réaliser le travail d'audit et de sécurisation de l'infrastructure mais aussi des applications utilisées pour l'activité. La sécurité fait partie des points vraiment complexes à appréhender. La France a un certain retard à ce sujet. Pourtant l'enjeu est énorme pour le business. Avec l'avènement du Cloud, c'est devenu encore plus complexe. La DSI doit donc trouver le bon équilibre entre le respect des coûts informatiques et la limitation des risques liées aux technologies. C'est l'un des enjeux de la transformation digitale.
Les achats de matériel
L'une des premières choses que vous devez examiner pour réduire les coûts informatiques de votre entreprise est le matériel que vous utilisez actuellement. De nos jours, il n'est vraiment pas nécessaire pour la plupart des entreprises de disposer de leurs propres ordinateurs ou téléphones portables. En effet, en les achetant, on immobilise du capital. Cela représente alors un investissement pas vraiment productif pour l'entreprise. En les louant, cela devient une charge d'exploitation et on peut les remplacer plus souvent.
Une autre façon de réduire le coût du matériel est de standardiser votre parc informatique. Cela passe par un audit de l'existant. Choisissez un modèle d'ordinateur et un modèle de smartphone pour tous vos collaborateurs. Cela réduira considérablement vos frais de maintenance. Vous n'aurez plus à acheter des quantités de pièces détachées pour couvrir tous les modèles présents dans l'entreprise.
Les achats de logiciels
Les licences logicielles sont très chères. Par exemple, rien que le coût de Windows avec Microsoft Office représente plusieurs centaines d'euros par employé. Ces applications sont indispensables pour travailler dans de bonnes conditions mais ce ne sont hélas pas les seuls. Suivant votre secteur d'activités, vous allez avoir besoin d'un certain nombre d'autres solutions métiers, souvent très chères. Pour réduire les coûts, il n'y a qu'une seule solution : acheter en gros et rationnaliser. Au lieu d'acheter vos licences de façon individuelle, prenez un contrat groupe avec l'éditeur pour bénéficier d'une remise sur volume. Ensuite, quand un employé quitte l'entreprise, n'oubliez pas réallouer la licence du logiciel ou de la résilier auprès de l'éditeur si vous n'en avez plus l'usage. Vous pouvez aussi utiliser des logiciels gratuits. Voici par exemple les meilleurs logiciels pour créer une présentation.
Les coûts de maintenance
Un autre aspect à prendre en compte pour réduire les coûts informatiques est le nombre de personnes chargées de la maintenance de votre infrastructure informatique pour traiter les pannes et réaliser les mises à jour. Alors que certaines petites entreprises n'ont qu'une seule personne pour s'occuper de tout l'IT, les grandes entreprises ont plusieurs personnes différentes qui s'occupent de la téléphonie, des serveurs, des ordinateurs, etc... Pour chaque employé, vous devez vous demander si vous pouvez ou non déléguer certaines de ses tâches à un employé actuel ou engager quelqu'un d'autre pour s'en occuper. Vous pouvez également envisager d'externaliser une partie de cette maintenance à une société de services informatiques. L'externalisation de l'infogérance permet de mutualiser et de bénéficier d'une expertise supplémentaire tout en réduisant les coûts de façon drastique. Vous pouvez également vous tourner vers le cloud computing pour transférer la gestion de vos données à un prestataire informatique spécialisé.
Les consommables
Bien entendu, pour réduire vos dépenses informatiques, vous pouvez également envisager d'acheter davantage de cartouches d'impression. Lorsque vous n'avez plus d'encre, l'achat d'une nouvelle cartouche coûte cher. Souvent, lorsque vous achetez des cartouches d'imprimante, vous constatez qu'il existe plusieurs modèles différents de chaque type de cartouche, ce qui signifie que vous pouvez aller de magasin en magasin pour essayer de trouver la bonne cartouche. Si vous voulez économiser de l'argent, il faut là encore standardiser : un seul modèle d'imprimante et de cartouches pour toute l'entreprise. Encouragez vos employés à n'imprimer que quand ils ont vraiment besoin de le faire. Cela sera bon pour les finances de l'entreprise mais aussi pour l'environnement.
Le stockage
L'entreprise stocke de nombreuses données. Cela prend de la place sur des disques durs sur des serveurs. Pour réduire ces coûts, une solution est d'héberger les données dans le cloud qui offre une grande souplesse pour le stockage. En effet, la taille du stockage disponible est ajustable à tout moment à la demande. L'intérêt est aussi que cela représente alors une dépense opérationnelle (Opex) plutôt que de l'argent immobilisé dans des serveurs en interne (Capex). L'utilisation d'équipements externes pour stocker les données informatiques pose quand même des questions de sécurité. L'infrastructure doit être particulièrement surveillée pour éviter toute intrusion ou fuite de données.
Préparer un budget et le suivre
La réduction des coûts passe par une planification budgétaire. Analysez les coûts des années précédentes pour pouvoir vous projeter dans le futur. Vous devez régulièrement investir dans l'infrastructure pour la maintenir en bon état de fonctionnement. L'informatique est un service critique pour l'entreprise. Une panne Internet ou une coupure sur un serveur d'application peut entrainer une chute de la productivité très impactante pour l'entreprise.
Les dépenses en Capex et Opex
Le budget informatique comprend deux types de dépenses : les dépenses opérationnelles (opex) et les dépenses d'investissements (capex). Pour la DSI, tout l'art consiste à trouver le bon équilibre budgétaire pour réduire les coûts tout en assurant une performance optimale aux utilisateurs. Dans les dépenses opérationnelles, on retrouve tous les consommables : services externalisés, achats de cartouches pour les imprimantes, dépenses en énergies. Les investissements comprennent tous les achats de matériels : ordinateurs, équipements réseaux et télécoms. Ces achats entrent dans les immobilisations de la société.
D'autres postes de réduction dans l'entreprise :
Mère de famille accomplie le soir, Florence s'intéresse à la finance le jour. Ceci lui permet d'offrir des conseils pratiques sur tout ce qui touche aux domaines de la finance, de l'épargne, du patrimoine et de la retraite mais aussi de l'enfance et des loisirs.